Productividad no es hacer más. Es avanzar en lo que importa, sin destruirte en el camino.
Como CEO, estratega y creativa, aprendí (a golpes, la verdad) que no se trata de llenar la agenda. Se trata de tener claridad. De tomar el control de tu semana antes de que otros lo hagan por ti. Y sobre todo, de diseñar tu calendario como si fuera tu herramienta más estratégica.
Hoy quiero compartirte cómo diseño mis semanas para avanzar con intención, proteger mi energía y sostener el ritmo de crecimiento sin apagarme. 💡Spoiler: no se trata de hacer más cosas. 💡Se trata de hacer lo correcto, en el momento correcto.
El gran error: confundir ocupación con progreso
Muchas veces creemos que ser productivas es tener todo el calendario lleno, responder todos los correos, y asistir a todas las reuniones. Pero la verdad es que estar ocupada no es sinónimo de avanzar. De hecho, a veces es lo contrario: es señal de que estamos reaccionando, no liderando. Y aunque aún hay etapas en el año donde me desvelo porque estoy apasionada por aprender algo nuevo o crear alguna cosa interesante, es una actividad que yo decido hacer, no interfiere con mi día a día y tampoco con mis fines de semana de full descanso.
Cómo diseño mi semana con intención (mi sistema real, sin filtros)
Como diría Tim Ferriss, «el batching es la clave para reducir el costo de cambio de contexto». Dan Martell también lo repite mucho: si agrupas tareas similares, tu cerebro entra en modo flujo más rápido y mantiene el enfoque. Por eso los días temáticos y el timeboxing no son solo productivos: son protectores de tu energía mental.
1. Empiezo por mi energía, no por mi to-do list
Cada domingo me pregunto: ¿qué tipo de semana necesito? ¿De foco profundo? ¿De relaciones? ¿De recuperación? O qué combinación de eso y cómo se alinea a mi roadmap del año que quiero lograr para mi. Según eso, ajusto el volumen de tareas.
2. Diseño bloques de enfoque real y utilizo días temáticos para 10x mis resultados
Además, trabajo por días temáticos. Cada día tiene un propósito principal: lunes para visión y equipo, martes para ejecución, miércoles para marketing, jueves para decisiones estratégicas, y viernes para reflexión y optimización. Esto me ayuda a mantener el foco sin tener que cambiar de mentalidad constantemente.
Uso el método del timeboxing: bloques de 60 a 90 minutos para pensar, crear o decidir sin interrupciones. Mínimo 2 por día. Protegidos como si fueran juntas con mi versión más estratégica y lo combino con «batching» en días estratégicos, que simplemente quiere decir, que para no cambiar tanto de contexto, pues digamos el Jueves es día de Contenido y ahi puedo hacer bloques de tiempo «timeboxing» para creación de contenido de mi canal de YouTube o para mi blog de marca personal, o para revisar entregables de contenido de The Orange Box, etc.
3. Elijo 3 prioridades semanales o diarias (the Big 3)
Tres cosas que sí completo, sentiré que la semana fue un éxito. El resto es “nice to have”. Esta regla me ha salvado de la autoexigencia inútil. Y esto me lo sugirió Kairos mi super customGPT, estos «Big 3» vienen alineados con avanzar paso a paso en mis múltiples roadmaps de proyectos.
4. Uso IA + N8N para estructurar tareas y delegar
Actualmente no solo entreno a mis múltiples GPTs personalizados con el contexto de mis proyectos. Le pido que me ayude a definir «roadmaps» que estratégicamente me ayuden a enfocar el 20% de mis esfuerzos en las tareas que me darán el 80% de resultados primero, y organizar mi plan de acción priorizando «ganancias rápidas primero». Así avanzo más sin desgastarme en lo operativo (aunque para ser honesta, todavía me desgasto si por ejemplo mi equipo esta saturado y tengo que cubrir algún puesto mientras contratamos a alguien, pero ¡así es la vida! y el porcentaje de tiempo que sucede eso es cíclico, no permanente).
5. Reviso y ajusto en 15 minutos cada Domingo
Preguntas clave: ¿Qué funcionó? ¿Dónde me saturé? ¿Qué puedo automatizar o eliminar la próxima semana?
Herramientas que hacen esto posible
- TickTick: Mi sistema central para hábitos personales, recordatorios diarios y pequeños compromisos que no quiero olvidar. Quienes me conocen saben que se me olvidan las cosas todo el tiempo, no retengo muchos detalles a veces y me da tranquilidad saber que tengo un espacio claro donde capturo TODO lo importante que debo accionar o las ideas que tengo para el futuro.
- Google Calendar + Timeboxing con color: Visualizo energías (estrategia, operación, conexión).
- ClickUp + IA: Para accionar tareas estratégicas de Smartopsify o The Orange Box y dar seguimiento con claridad y estructura.
- Notion: Para documentar recursos importantes que puedo usar despues, prompts o experimentos que hago que salieron super bien, asi puedo compartirlos o hacer referencia a ellos más adelante.
- GPTs personalizados: Para estructurar ideas y tareas según mi forma de trabajar. ¡Especializar a mis Custom GPT ha sido el mejor lifehack que puedo dar!
Lo que NO hago más (y me dio paz mental)
- Empezar la semana en llamadas. Los lunes solían causarme mucha ansiedad lo cual afectaba mi sueño de Domingo, me costaba dormir mucho y amanecía sin energía. Ahora, estratégicamente, los lunes son para llamadas con mi equipo, tener una slow morning, y empezar la semana con paz interior pero como descanso activo.
- Abrir el correo antes de pensar mis prioridades. Mi semana al estar ya organizada con bloques de tiempo, me permite que al revisar mi correo, pueda fácilmente delegar o «agendar» tiempo para accionar en los correos que son importantes para mi. Mi agenda es flexible, así que si hay una emergencia, puedo mover mis bloques para alocate tiempo a lo que tengo que resolver, sin olvidar el resto de mis objetivos del día.
- Decidir en caliente. Mejor decidir con IA + reflexión.
- Sentirme culpable por no “hacer más”. Ahora hago mejor.
Reflexión final
Ser productiva no es correr más rápido. Es saber hacia dónde vas y moverte con intención.
No se trata de ser una máquina de hacer. Se trata de ser una mujer que elige desde su visión, su energía y su liderazgo. Y eso también es estrategia.
¿Qué cambiarías en tu semana si te dieras permiso de diseñarla desde tu energía y no desde tus pendientes?🤓
